どうも。つじけ（tsujikenzo）です。今日は単発ものですが、「人事労務管理にSmartHRを導入しよう」をお届けします。
人事労務管理とは
フリーランスや副業で働いている方や、人事部が設置されている会社にお勤めの方にはあまり縁がないかもしれませんが、「人が働く以上、必ず発生する業務」があります。それは「人事労務」です。
それぞれざっくり説明するとこんな感じです。
【人事】・・・採用、教育、評価など従業員と直接かかわる仕事
【労務】・・・給与計算、社会保険手続き、交通費計算、入社、退職手続きなど
社長は大変
日本の企業は8割以上が小規模事業者ですが、売上を立てる「営業部」「製造部」などに比べて、「人事部」は予算の割合が低いのではないでしょうか。
零細企業では経理部や総務部が業務をまかなっていることも多いと思いますし、社長自ら全ての業務を担当されてる会社も多いと思います。社長！お疲れ様です！
業務効率化の為に仕事が増える
このブログではさまざまな業務の効率化を目指していますが、今回は「人事労務」にスポットを当てようと思います。ただ「業務効率化」といっても「給与計算のマクロを書く」「交通費計算のRPAを自作する」「コミュニケーションツールとしてSlackAPI連携する」などさまざまなアプローチがありますよね。正直どこから手を付けていいのか悩ましいです。
手探りのまま作業に取り掛かると「業務効率化に取り組む為に新しい仕事が増える」という状態を招きかねません💦
どこまでやるか問題
全ての業務を自動化することは恐らく不可能です。では、自社のどのような業務がこれから効率化に取り組むべき業務なのか、いつものマトリックス方式で整理してみましょう。
【自社の人事労務管理業務を記入してください。例】
重要度が高い・既にやってる 出張、交通費精算 給与計算 社会保険手続き | 重要度が高い・未実施 交通費手当見直し 在宅勤務に係る費用負担設定 評価制度の設置 |
重要度は低い・既にやってる 社員旅行の計画、手配 | 重要度が低い・未実施 広報、採用業務 |
例えば、昨今の社会情勢の変化により、新規採用はひかえて、現在いる従業員の働き方を見直す状況にある会社も多いと思います。
リモートワークを導入した会社は、交通費手当の見直しに加え、在宅勤務に係る費用負担の見直しが必要かも知れません。また、毎年行っていた社員旅行が中止になった企業も多いでしょう。そういった業務の優先順位が下がった分、人事評価制度や社会保険手続きの業務効率化などが、必要に迫られているかもしれません。
SaaSを利用しよう
最近よく耳にする「SaaS」とは、Software as a Serviceの略で、インターネットで必要な機能を必要な分だけサービスとして利用できるようにしたソフトウェアのことをいいます。
日本では経理業務に特化した「マネーフォワード」や、名刺を管理する「Eight」、総合的なSaaSである「Kintone」など、様々なサービスが既に提供されています。バックオフィス業務は全てSaaSに任せていいのではないかというくらい充実した内容になっております💦
さらに、小規模事業者には「最大〇名（アカウント）までは無料」や「クリックの繰り返し作業を自動化したいなら有料」のように、ある程度は無料アカウントで使えるサービスを提供しているSaaSも多いです。使えるものは使っていきましょう。（ただし突然サービスが終了になるなどのリスクはありますので、情報収集をしながらリスクヘッジも必要です）
SmartHRとは
そんなSaaSですが、人事労務管理に特化した「SmartHR」というサービスがあります。
料金体系はこのようになっていますが、最大のメリットは「¥0プラン」なるものがあるところです。
「30名までは無料」ということですが、こちらのページでは「なにができないのか」は書かれていますが、「何ができるのか」は使ってみないと分からないようです💦
アカウント作成
なので、実際にアカウントを作成してみまそう。作成はこちらの手順通りに進めてください。
トップページ
データベースが作成されるとこのようなトップページが表示されます。（メールアドレスの認証は済ませてください。説明は割愛します。）
3名ほどのダミーデータを作成して、動作を確認することができるようです。最上部の[登録する]をクリックします。
最上部の[従業員リスト]をクリックすると、3名の情報が登録されていることが分かります。
退職の手続き
ある日、弊社の従業員である「山田一郎」さんから、「自分は一体何者なのかを探しにインドに行くので退社したい」という申し出がありました。退職の手続きを進めなければなりません。
「失業保険をすぐもらいたいのでなんとか会社都合にしてもらえないか」という相談を受けましたが、「自己都合」で手続きさせていただきます。そういう所だと思います。
トップ画面から[退職の手続き]をクリックします。
[退職予定者][退職予定日]を設定して[次へ]をクリックします。
手順に従って、ポチポチと書類を完成させていきます。
保険証の回収や書類提出日を設定して、[次へ]をクリックします。※この書類は後でも変更できます。
次のページでも同様にポチポチ設定して、最後に[完了]をクリックします。
退職手続きについて、次に何をすべきなのか、ワークフローが生成されました。一目瞭然となり、これは便利ですね。
別途、「SmartHRでできること」という動画もあるようなので、こちらの動画も参考になると思います。
まとめ
さて、以上で「人事労務管理にSmartHRを導入しよう」をお送りしました。実際に書類を用意したりする業務は自動化することができませんが、「次に何をすべきか」というワークフローを提示してくれるのは煩雑な手続きが多い業務ではありがたいです。
使いはじめは15日間の無料期間が設けられていますし、現在所属している従業員すべてをSaaSに移行する必要はないと思います。例えば「これから入社する従業員からスタートする」とか「今度の季節雇用だけ」など、テスト的な運用をしてみることでコストを抑えられるのもSaaSのいいところです。
今後も、シリーズとして「便利」で「導入コストが低い」SaaSを紹介していきたいと思います。よろしくお願いします。
